6 Skill yang Wajib Dikuasai jika Ingin Jadi Sekretaris Profesional

portalutama.com – Tidak hanya harus tahu cara mengatur rapat, seorang sekretaris yang andal juga wajib menguasai beberapa skill penting yang bisa menunjang pekerjaannya.

Sampai saat ini masih banyak orang yang meremehkan profesi sebagai seorang sekretaris. Padahal, untuk menjadi sekretaris yang profesional bukanlah hal yang mudah.

Ada beberapa skill yang wajib dikuasai karena peran dari profesi ini sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan di perusahaan.

Nah, jika kamu tertarik mencoba berkarier sebagai seorang sekretaris, sebaiknya cari tahu dulu apa saja skill yang wajib dikuasai berikut.

Baca Juga: Siapa Bilang Staf Administrasi adalah Pekerjaan Mudah? Ini Faktanya

Skill yang Harus Dikuasai oleh Sekretaris

© Freepik.com

1. Komunikasi

Setiap jenis pekerjaan pasti membutuhkan skill komunikasi. Namun, bagi seorang sekretaris jenis skill yang satu ini sangat wajib dikuasai.

Komunikasi baik itu lisan atau tulisan harus dikuasai oleh sekretaris. Pasalnya, pekerjaan mereka tidak akan jauh dari berkomunikasi dengan orang lain.

Mereka umumnya akan berinteraksi dengan staf lain atau klien baik itu secara langsung atau lewat telepon.

Menurut Career Builder, hampir setiap tugas dari sekretaris berkaitan dengan memberikan respon secara tertulis atau verbal.

Jadi, skill komunikasi benar-benar harus dikuasai agar tidak akan mengalami kesulitan saat menjalankan tugasnya.

2. Kemampuan untuk mengorganisasi banyak hal

Salah satu skill penting yang harus dimiliki oleh sekretaris yaitu kemampuan untuk mengorganisasi banyak hal.

Seperti yang dijelaskan oleh The Balance Careers, sekretaris harus memiliki kemampuan organisasi yang yang baik.

Hal itu diperlukan karena mereka harus mengurusi segala bentuk tugas administratif yang cukup banyak seperti menjawab email, menjadwalkan janji temu, dan sebagainya.

Tanpa kemampuan organisasi yang baik, tentu seorang sekretaris akan cukup kelabakan dalam mengerjakan tugasnya.

3. Paham teknologi

Sekretaris juga harus selalu ikut memantau perkembangan teknologi. Pasalnya, pekerjaan mereka juga sangat bergantung pada teknologi.

Beberapa perangkat seperti smartphone, tablet, dan komputer merupakan peralatan teknologi yang setiap hari akan digunakan oleh sekretaris.

Dengan perangkat tersebut tentunya mereka akan lebih mudah untuk mengerjakan tugasnya seperti untuk menjadwalkan meeting atau memesan tiket untuk atasan.

Selain itu, mereka juga harus beberapa program pengolah kata dan dokumen seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, email, dan masih banyak lainnya.

Jadi saat sudah memiliki pemahaman dasar mengenai teknologi dan software yang diperlukan dalam bekerja, pasti tidak akan ada masalah saat mengerjakan tugas.

Baca Juga: Apa Saja Perbedaan antara Google Docs dan Microsoft Word?

4. Problem solving

Skill selanjutnya yang harus dikuasai oleh sekretaris adalah problem solving.

Seorang sekretaris tentunya akan mendapatkan cukup banyak tantangan dalam melakukan pekerjaannya.

Misalnya, menghadapi atasan yang rumit atau masalah administrasi lain di kantor.

Bahkan, tidak sedikit atasan yang terkadang meminta pendapat dari sekretarisnya sebelum memutuskan sesuatu.

Oleh karena itu, kemampuan problem solving harus dimiliki sehingga saat mendapatkan pertanyaan, kamu bisa menjawabnya dengan baik dan logis.

Dalam problem solving, tentu juga diperlukan kemampuan berpikir kritis. Jadi, selalu perbanyak baca dan mencari ilmu baru agar bisa terus mengasah kemampuan tersebut.

5. Fleskibel dan dapat diandalkan

Menjadi seorang sekretaris juga harus tahan banting dan bisa selalu fleksibel.

Biasanya jam kerja sekretaris bisa lebih panjang karena harus selalu mengikuti ritme kerja dari atasannya.

Jadi, saat atasan memiliki banyak meeting dan lembur, maka sekretaris juga akan ikut lembur.

Namun, hal itu tentunya tidak bisa disamaratakan karena tergantung dengan kebijakan dari setiap perusahaan.

Seperti yang dijelaskan oleh Chron, sekretaris haruslah bisa diandalkan dan selalu fleksibel saat menjalankan tugasnya.

Mengapa fleksibilitas dibutuhkan? Tentu saja karena sekretaris harus bisa menghadapi perubahan dan masalah yang tiba-tiba muncul secara tidak terduga.

6. Mampu lebih proaktif

Selalu memiliki inisiatif dan mampu melakukan pendekatan yang proaktif adalah skill yang juga perlu dimiliki oleh sekretaris.

Saat seorang sekretaris hanya menunggu perintah saja, tentunya ia tidak akan berkembang. Padahal, agar bisa sukses di profesi ini haruslah selalu proaktif dan fleksibel.

Bahkan, kemampuan ini menjadi salah satu kunci kesuksesan dari seorang sekretaris karena pasti akan berguna untuk meringankan beban pekerjaan.

Menjadi proaktif berarti harus bisa mengantisipasi segala masalah yang muncul dan mencari jalan keluarnya.

Baca Juga: 8 Skill yang Harus Dimiliki oleh Fresh Graduate agar Lebih Mudah Dapat Kerja

Demikianlah penjelasan mengenai apa saja skill yang perlu dikuasai oleh sekretaris.

Jika kamu ingin berkarier di profesi ini sebaiknya persiapkan diri dan tingkatkan beberapa skill yang telah disebutkan di atas.

Kamu juga bisa mencari peluang kerja sebagai sekretaris hanya di Glints. Di sini ada banyak sekali lowongan kerja dari berbagai perusahaan terkenal dan terpercaya.

Yuk, sign up sekarang juga dan cari pekerjaan impianmu di Glints.

Sumber

    Essential skills for success at every level as a secretary

    Important Skills for Administrative Jobs

    Interpersonal Skills of a Secretary